Deltagande metoder

”Experter som kommer in är inte längre ett effektivt sätt att lösa problem. Helt enkelt eftersom verkligheten vi befinner oss i rör sig för snabbt, mångfalden av perspektiv är överväldigande, informationsmängden är överväldigande. Tanken att någon kan vara expert i den här kontexten är fullkomligt löjlig. Expertisen ligger i mångfalden av ofta motstridiga perspektiv som tillsammans ger en bild som ingen av oss kan se ensamma.”


Tim Merry intervjuad i oktober 2010.

Hur skapar vi kreativa möten där alla deltagare har möjlighet att bidra med sina perspektiv? I rollen som initiativtagare hamnar vi ofta i situationer där det finns förväntningar på att vi ska leda möten eller ha en drivande roll när det gäller att samlas och tänka tillsammans. Samtidigt söker organisationer efter nya sätt att engagera medlemmar och kommuner efter former för att involvera medborgare. Från flera håll finns frågor om hur vi kan hitta kraftfulla former för att mötas, där nya idéer, lärande och energi motiverar dem som är med.

Det kreativa mötet
I många projekt, organisationer och grupper ägnar vi en hel del tid till möten. Vi delar information, tar beslut tillsammans och får saker att hända. När det fungerar som bäst kan det ge en otrolig kick. Men det kan också bli långdraget, otydligt eller babbligt. Ett aktivt arbete med planering och diskussion om formerna behövs därför, även i en grupp där man känner varandra.

Metoder, övningar och förhållningssätt kan lyfta möten och mycket inspiration finns att hämta i enklare metoder för deltagande och förslag till roller under möten. Exempel på metoder för att få fram idéer eller jobba deltagande kring ämnen eller frågeställningar under längre tid är Open Space, Operametoden eller Framtidsverkstäder. Fler exempel hittar du i länksamlingen i slutet av det här stycket.

Underlättare
En mötesunderlättares funktion är att hjälpa gruppen att hålla effektiva och inkluderande möten där alla som deltar kan vara med i diskussionerna och påverka beslutsfattandet. Begreppet underlättare har vuxit fram för att beskriva en mer ambitiös roll än den som vi traditionellt förväntar oss av en ordförande. Underlättarens roll under mötet kan vara en kombination av flera saker, till exempel att hälsa välkomna, förbereda diskussioner, fördela ordet och hålla koll på tiden. En utgångspunkt kan vara att se till mötet som en helhet: Hur skapas bra förutsättningar innan mötet? Vad är viktigt under själva mötet? Hur följs mötet upp på ett bra sätt?

Viktiga delar i rollen som mötesunderlättare:
Ett aktivt lyssnande för att förstå det som sägs, men även uppmärksamma det som inte sägs.
Respekt och intresse för alla deltagare.
Klar översikt över både diskussioners innehåll samt process: Vad är det som sägs och är alla med i processen?
Förståelse för beslutsteknik: Vilka alternativ finns för att ta beslut tillsammans?
Förmåga att ge mötet en riktning.
Flexibel inför det som händer på mötet och vara beredd att tänka om i planering.
Källa: Seeds for Change:s ”Facilitating meetings – a short guide”

Det är också möjligt att dela upp uppgifterna under ett möte på några olika personer:

Mötesunderlättare/ordförande
Håller i ramarna för mötet
Presenterar dagordning, för talarlista, fördelar ordet och sammanfattar.
Ser till att mötet går framåt och inte fastnar
Föreslår till exempel rundor eller bikupor för att underlätta allas deltagande i diskussioner
Ser till att alla får komma till tals
Är tydlig

Sekreterare

Har ansvar för att andra ska förstå vad som sägs och bestäms på mötet
Skriver protokoll och skriver rent protokollet efter mötet
(på formella möten finns ofta en justerare som kontrollerar att protokollet återger mötet korrekt)

Tidsunderlättare
Håller koll på klockan. Ser till att mötet håller sig till tidsramarna

Stämningsunderlättare/lekledare

Känner av stämningen på mötet, föreslår till exempel fikarast, bensträckare eller lek.
Har gärna lekar i beredskap om mötet behöver en kreativ stimulans.
(Källa: lekplatsen.net)

Deltagande metoder
Några enkla deltagande metoder för att involvera alla på ett möte:

Runda
Var och en i gruppen får säga sin mening om ämnet som diskuteras. En tumregel kan vara att man inte får avbryta den som talar. En tidsgräns kan finnas för varje inlägg.
Den här metoden är bra att använda när man under ett pågående möte behöver fånga upp allas åsikter i en fråga. De som kanske vanligtvis inte tar till orda får möjlighet att säga sitt. Övningen tränar också alla deltagarna att ta ansvar genom att faktiskt tycka något. Metoden gör att alla känner att de tillfört något till mötet, alla spelar roll.

Bikupa (par)
Deltagarna vänder sig mot sin granne i ett par minuter och diskuterar ett ämne.
En bikupa kan vara bra för att värma upp deltagarna och för att få tid att fundera lite på vad de själva tycker om en särskild fråga.

Smågruppsdiskussion
Bryt mötet och jobba i smågrupper för att sedan återsamlas, hör de olika gruppernas åsikter.

Exempel på övningar

En presentationsövning för att skapa kontakter:
 Speed-friending

En mingelövning för att snabbt hinna prata lite med många. Alla minglar runt i rummet, till musik, när musiken stannar går deltagarna ihop i par med den som hamnar närmast. Ledaren läser en fråga som båda ska svara på under en minut. Därefter startar musiken igen och alla roterar runt, nya par bildas och nya frågor ställs. Antal frågor och typ av frågor kan varieras beroende på sammanhanget.
 Speed-friending kan vara en bra start med en ny grupp, eller en bra metod för att sätta igång nätverkande under ett arrangemang.

En värderingsövning för att stimulera diskussioner:
 Termometern
Ledaren förklarar att en termometer går från ena änden i ett rum till andra änden. Termometern visar hur mycket man håller med om ett påstående. Ena änden är ”håller med fullständigt” och andra änden är ”håller inte alls med”. Ledaren säger ett påstående som deltagarna ska ta ställning till genom att placera ut sig på skalan. Sedan ber ledaren deltagare från de olika delarna av termometern att motivera sig. Deltagarna kan få diskutera i par eller tre och tre innan diskussion tas i helgrupp.

En lek för att få nytt syre i kroppen: 
Jordbävning
Alla i gruppen förutom en person ställer sig tre och tre. En i mitten är “husägare”. De två på var sin sida bildar ett tak över den i mitten, de två kallas då “väggar”.
En står utanför och väljer att utropa: ”Husägare”, ”väggar” alternativt ”jordbävning”. De som denne kallar på ska då byta plats. Under bytet ska den som ropade hoppa in och ta en plats, och därmed blir det en ny person som hamnar utanför och ropar nästa gång. Om personen säger ”jordbävning” innebär det att alla byter plats och bildar helt nya hus.

En deltagande metod för hela möten:
 Synergimöten
Flecks synergimetod är en mötesform som stärker delaktighet och delat ansvar. Grundreglerna är enkla, men för att få flyt i mötena fordras viss övning. När gruppen är förtrogen med metoden blir mötena garanterat roligare och mer effektiva.

STEG 1: Skapa dagordningen
En person tar rollen som handledare med uppgiften att leda Steg 1 och 2. Varje deltagare talar om ämnen han/hon vill ta upp. Väl synligt för alla skriver ni upp: namn, ämne samt uppskattad tid. Det vill säga tiden ämnesägaren skulle vilja att gruppen la på ämnet vid detta möte. Se exempel i rutan nedan. Tiderna läggs ihop och ställs mot den tillgängliga tiden för mötet. Om det finns nog med tid för alla begärda ämnen, går man direkt till Steg 3. Annars fortsätt med steg 2.

STEG 2: Förhandling
Handledaren frågar gruppen hur tidsavvikelsen ska hanteras. Endast ”ägaren” till ett ämne kan besluta om att minska sin tid eller avstå helt. Denna förhandling tar tid, den totalt tillgängliga tiden krymper, vilket utgör ett starkt motiv till att nå enighet. De reviderade tiderna noteras tydligt på dagordningen. Nu som ett avtal mellan deltagarna.
STEG 3: Genomförande
Någon tar på sig rollen att hålla tiden i enlighet med dagordningen. Vem/vilket ämne börjar vi med? Gruppen väljer. Vem som helst kan föreslå sig själv eller någon annan. Hela gruppen ska vara överens innan någon börjar. Handledaren markerar beslutet på dagordningen. ”Ägaren” till det valda ämnet blir mötesledare under sina avtalade minuter; alla andra blir resurser för ämnesägaren att komma i mål. Att hålla tiden är i första hand ämnesägarens ansvar, men gruppen har också ett kollektivt ansvar. Ämnesägaren kan begära hjälp (”Var snäll och säg till när jag har tre minuter kvar”). När tiden är slut, avslutas ämnet. Handledaren stryker punkten från dagordningen och ber gruppen välja nästa ämne/mötesledare. Så får du mötet att sluta i tid, alla ämnen bearbetats och var och en har kommit till sin rätt. Inte illa, eller hur?
Metoden är hämtad ur Omställning Sveriges inspirations- och handledningsmaterial ”Ställ om Sverige”.

Metodmaterial
Tools for meetings and workshops från Seeds for change introducerar ett spektra av övningar för ett mötes olika delar.
Lekplatsen.net är en resurssida med tips på metoder.
Friametoder är en användbar samling metoder för möten och arbete i organisationer.
En praktisk handledning till att leda Open Space-möten (pdf) hittar du hos LSU och ytterligare material på Kunskapsbanken.

Tips på fördjupande läsning
”Mer kreativa möten” från Sveriges ungdomsorganisationer (LSU) kan beställas från LSU. http://www.lsu.se/adimo4/Site/LSU/web/default.aspx?p=2415&t=h401
”Möteskokboken”, Mattsson, Erik & Jöborn, Anna, Göteborg 2009.

Foto: kelseysnook, Flickr

Foto: kelseysnook, Flickr

Lämna en kommentar

*

Centrum för Publikt Entreprenörskap Glokala Folkhögskolan Folkuniversitetet Malmö Europeiska regionala utvecklingsfonden